Bid- en tenderteksten die punten scoren

vr 16 maart 2018 | Lotte

Bid, tenders en aanbestedingen schrijven is een vak apart. Jouw salesafdeling of bid-team wil indruk maken met een congruent, overtuigend stuk, uiteraard binnen de gestelde kaders. Een tekst die exact beantwoordt aan de vraag van de uitvragende partij. Maar hoe? Overtuig de DMU met een duidelijk, compleet en overzichtelijk document en een betrokken tone-of-voice

Ga er maar aan staan: met 5 of meer collega’s werken aan één winnende beantwoording... Of het nu gaat om een EMVI-of BVP-traject: met enkele concrete verbeterpunten kun je de effectiviteit van je bid- en tenderteksten dramatisch verhogen. Ik deel graag enkele inzichten.

Raak de beslisser: geef net dat beetje extra Raak de beslisser: geef net dat beetje extra

Waar gaat het vaak mis?

Veelvoorkomende pijnpunten bij het schrijven van bid- en tenderteksten zijn:

Inhoud

  •   Vaak erg zendergericht i.p.v. ontvangergericht
  •   Weinig aandacht voor de impact op de business van de klant
  •   Vooral benoemen van de oplossing i.p.v. klantvoordelen

Opbouw

  •   Lange lappen tekst, te weinig witruimte
  •   Onduidelijke opbouw, bijvoorbeeld nauwelijks tussenkopjes
  •   Afwijken van de exacte structuur van de uitvraag

Formulering

  •   Lange complexe zinnen, passief taalgebruik
  •   Te veel jargon dat de DMU niet kent
  •   Slordigheidsfoutjes zoals dt-fouten en onjuist spatiegebruik

Hoe dan wel? Focus houden!

Hoe kom je samen tot compacte tenderteksten die exact beantwoorden aan de klantvraag? Door focus te houden! Vraag je steeds af:

  •   Is elke vraag in één keer compleet beantwoord?
  •   Waarom zijn wij dé partij voor deze opdracht?
  •   Is de tendertekst helder en concreet verwoord?

Schrijf per vraag een compacte, overzichtelijke en prettig leesbaare beantwoording, congruent qua inhoud, opbouw en formulering. Scan de uitvraag op signaalwoorden (veel voorkomende woorden of begrippen) en laat deze in het hele document verschillende keren terugkomen. Dan geeft jouw organisatie een visitekaartje af dat vertrouwen wekt.

Ontdek de ingrediënten van klantgerichte tenderteksten

Hart van de klant raken

De DMU die jouw bid- of tendertekst gaat beoordelen bestaat uit mensen. Die kun je beïnvloeden. Ook bij bid- en tenderteksten kun je scoren met inleven en begrip. Juist zo geef je - binnen de gestelde kaders - dat beetje extra om het hart van je potentiële klant te raken. De ontvanger vindt het prettig als je tekst aansluit op zijn belevingswereld en organisatievisie.

Onderzoek dus altijd uitgebreid de organisatie en branche van de aanvrager. Google veel en kijk op LinkedIn. Een beslisser die positief gestemd is, geeft jouw tenderteksten nét dat punt extra.

Doe de 'Oma-test'

Beantwoord de vragen in dezelfde volgorde als ze zijn gesteld. Als je oma de antwoorden zou begrijpen dan zit je goed (kanttekening: natuurlijk snapt je oma het jargon dat de DMU ook kent :))

Andere manieren om de lezer positief te stemmen:

  •   Heldere opbouw
  •   Korte alinea’s en zinnen
  •   Positieve, activerende taal
  •   Jargon (de vaktaal uit de branche van de uitvragende partij)
  •   Geen tangconstructies, voorzetselstijlen, etc...
Schrijfpaniek: hoe ga je eigenlijk te werk? Schrijfpaniek: hoe ga je eigenlijk te werk?

Werkproces: dit werkt niet!

Veel organisaties ontwikkelen bid- en tenderteksten volgens min of meer hetzelfde proces. Om een beeld te schetsen:

  •   Kick-off bijeenkomst De deelnemers ‘vallen’ veelal onvoorbereid in de uitvraag. De bijeenkomst mist focus. Er komt vaak dan ook niet zoveel uit.
  •   Fragmentatie Vervolgens gaat iedereen voor zichzelf aan de slag met een deelonderwerp. De overkoepelende focus van tenderteksten verdwijnt zo uit het oog.
  •   Schrijfpaniek De deelnemers kennen geen effectieve schrijfstrategieën. Daardoor zie je vaak veel knip- en plakwerk, waarbij standaardteksten als ‘norm’ worden beschouwd.
  •   Feedback De feedback op het schrijfwerk is vaak subjectief en negatief geformuleerd. Er is geen eenduidige, objectieve richtlijn voor kwaliteit.
  •   Combineren De afzonderlijke teksten worden samengeplakt tot één geheel. Als een puzzel die niet goed in elkaar valt.

Herkenbaar?

Het schrijfproces verloopt rommelig en geeft weinig positieve energie. Bovendien sluit het eindresultaat onvoldoende aan op de specifieke uitvraag en de klantorganisatie.

Nieuw werkproces: scorende tenderteksten schrijven, met meer plezier, in minder tijd

Nieuw werkproces implementeren

Ons ontwikkelprogramma ‘Bid- en tenderteksten’ biedt concrete handvatten om het tij te keren. We introduceren een nieuw werkproces waarmee jouw team tijd bespaart, terwijl de output verbetert, in een positieve werksfeer.

Onze resultaten in de praktijk:

  •   significante verbeteringen in de schrijfvaardigheid
  •   aantoonbaar soepelere samenwerking in bidteams
  •   blijvend effect, mede dankzij individuele coaching

Meer informatie

Wil jouw team ook meer succes met bid- en tenderteksten? Lees meer over ons ontwikkelprogramma voor succesvolle bid- en tenderteksten voor salesafdelingen en bid-teams. 

Of neem contact met ons op om meer te horen over onze manier van werken - en het werkproces voor dat wij implementeren. Wij helpen je graag met al je bid- tenderteksten!