Bidwriter blogt: waar gaat het vaak mis?

vr 07 december 2018 | Michel

Bid- en tenderteksten schrijven lijkt zo eenvoudig. Jouw potentiële klant stelt een aantal vragen. Jij geeft antwoord. Helder, overtuigend én enthousiasmerend. Is het echt zo simpel? Helaas niet! Als ervaren bidwriter ken ik de pijnpunten. Waar gaat het vaak mis? Lees mijn ervaringen.

De killer: vergadertijger

Vaak gaat er veel tijd verloren aan brainstormsessies en strategische meetings. Zodat aan het einde van het traject paniek ontstaat... na al dat gepraat ligt er nog geen eindproduct en moet men in een paar dagen een doorwrocht stuk produceren. Dat lukt niet. Het resultaat is teleurstellend, keer op keer. 

Hoe dan wel? Als bidwriter heb ik geen invloed op de overlegcultuur binnen een bedrijf. Wel kan ik uit ervaring tips geven. Bij een grote schrijfklus zoals een bid- of tendertekst werk je samen met een grotere club collega’s. Het is zaak dat de bidmanager het overlegproces strak in de hand houdt. 

Vergaderen met een grotere groep mensen vraagt om: 

  • Een goede voorbereiding door de deelnemers 
    Anders wordt er veel tijd verspild aan input doornemen, feiten opzoeken en toelichting geven.
  • Kort vergaderen 
    Mensen werken een stuk effectiever in tweetallen of voor zichzelf. Ook (juist!) bij een brainstorm. Het geheim is dus om de deelnemers zo snel mogelijk met een concrete deelopdracht aan het werk te hebben. 

Informatie-overload 

Alles willen vertellen. Het is zo menselijk. Vooral als je overtuigd bent van je eigen product. Maar de aanvrager heeft niet voor niets een aantal duidelijke vragen gesteld. Dit zijn de feiten die hij beoordeelt, alleen hierop kan hij jou eerlijk vergelijken met de concurrent. (Veel) meer extra informatie moeten doorspitten is voor de DMU dus alleen maar afleidend. Blijf bij de vraag! 

Succes willen herhalen 

Stel je voor: in een eerder aanbestedingstraject heb je goed gescoord op het onderdeel ‘implementatieplan’. De huidige aanvrager wil ook een implementatieplan ontvangen, voor een vergelijkbaar product. Logisch dat je de neiging krijgt om je plan te kopiëren en licht aan te passen aan de huidige situatie. Doe dit niet! 

Door ‘copy & paste’ kom je over als een partij die zich niet in de klant verplaatst: 

  • Opbouw 
    Ten eerste heeft de huidige aanvrager op zijn manier de vraag opgebouwd, bijvoorbeeld met meerdere deelvragen of thema’s. Door je eerdere opbouw te kopiëren, volg je een andere structuur. Het resultaat: de DMU moet puzzelen om zijn beoordelingscriteria uit jouw verhaal te ‘filteren’.  
  • Formulering 
    Ten tweede heeft de huidige aanvrager een eigen jargon en manier van formuleren. De termen ‘klantvriendelijk’ en ‘patiëntgericht’ hebben bijvoorbeeld een heel andere lading, terwijl dit voor jouw product wellicht hetzelfde is. 
  • Inhoud 
    Tot slot is het risico zo groter dat je inhoudelijke details uit de aanvraag mist. Een specifiek punt waar de aanvrager in een bijzin aan refereert, komt wellicht niet voor in jouw tekst. Dit kan net dat punt verschil maken. 

Neem liever de aanvraag als uitgangspunt - en pak je eerdere werk erbij als informatiebron. Schrijf elke keer een nieuwe tekst. Volg tijdens het schrijven nauwgezet de vraag: in inhoud, opbouw en formulering.