Professioneel e-mailen: 10 tips

wo 09 mei 2018 | Lotte

Een bomvolle inbox. Lange, onduidelijke e-mails. (B)CC’en zonder reden. 'Antwoord allen' uit gewoonte. Voor veel mensen is dit ontzettend irritant. Dus waarom houden we deze ergernissen in stand? Let voortaan op deze tips voor professioneel e-mailen. Je collega’s en relaties zullen je dankbaar zijn!

Waarom houden we ergernissen in stand? Waarom houden we ergernissen in stand?

Tip 1: doe moeite

In het algemeen geldt: hoe meer tijd en aandacht jij in je e-mail steekt, hoe eenvoudiger het is voor de ontvanger om ‘m te begrijpen. Een e-mail als “Hee collega, zie onder. Kun jij hier iets mee?” is vaag en cryptisch. Professioneel e-mailen begint met: rustig opschrijven wat je bedoelt. En wat je van de ontvanger verwacht.

Tip 2: wees concreet

Professioneel e-mailen valt of staat met jouw vermogen om in een korte tekst heel duidelijk te zijn. Daar help je mensen verder mee. Dus:

  •   Behandel liefst 1 onderwerp per e-mail
  •   Noem dit onderwerp in de onderwerpregel
  •   Stel je meerdere vragen, nummer ze dan
  •   Benoem wat je van de ontvanger(s) verwacht

Tip 3: houd het compact

Maak de e-mail kort en bondig. Vat dat samen en kort dat in. Zo ziet de ontvanger in één oogopslag wat jij bedoelt. Lappen tekst, briefings of achtergrondinformatie kun je bij professioneel e-mailen beter apart meesturen. Dus in een Word-document met kopjes en een nette lay-out.

Tip 4: gebruik tussenkopjes

Gebruik gerust tussenkopjes in een e-mail. Dit kan in vragende vorm, bijvoorbeeld ‘Ben jij er ook bij?’. Wie alleen de tussenkopjes leest, begrijpt de kern van de tekst. Doordat je mensen helpt om jouw boodschap sneller te begrijpen, passen tussenkopjes goed bij professioneel e-mailen.

‘BCC’en is ‘not done’ bij professioneel e-mailen’

Tip 5: stop de CC-reflex

Volksergernis nummer 1 is overvloedig (B)CC’en. Om onduidelijke of – nog erger - politieke redenen. Onze inboxen stromen over, niemand wordt er gelukkig van. Houd je bij professioneel e-mailen aan drie gouden regels:

  •   CC alleen als het strikt noodzakelijk is.
  •   Van iemand in de CC verwacht je géén reactie, de e-mail is ter kennisgeving.*
  •   BCC’en is ‘not done’ bij professioneel e-mailen.

* Verwacht je wel een actie van mensen? Plaats hun e-mailadres dan in het aan-veld en spreek ze persoonlijk aan. Vat eventuele eerdere berichten samen en geef helder aan wat je van ze verwacht.

Opruimen hoort ook bij professioneel e-mailen Opruimen hoort ook bij professioneel e-mailen

Tip 6: opgeruimde gesprekken

Zorg dat de ontvanger de draad niet kwijtraakt. Dus houd de onderwerpregel in 1 gesprek constant. Zorg er ook voor dat het e-mailprogramma niet vastloopt door grote bestanden, zoals foto’s. Deel deze bij professioneel e-mailen liever online (Dropbox, Google Drive, WeTransfer).

Tip 7: kantooruren

  •   Professioneel e-mailen in het weekend of ‘s avonds kan (onbedoeld) veel stress veroorzaken bij de ontvanger.
  •   Tip: zet de mail klaar als ‘concept’ en verstuur hem op een geschikt moment.

Tip 8: liever bellen…

  •   bij een ingewikkelde vraag
  •   bij spoedverzoeken
  •   als je twijfelt bij wie je moet zijn

Pak in deze gevallen liever de telefoon. Zo voorkom je dat de ontvanger voor jou veel moeite moet doen. Door zaken uit te zoeken, doordat je hem opjaagt of doordat hij jou door moet verwijzen. Kortom: professioneel e-mailen is soms ook níet e-mailen.

Tip 9: liever face-to-face…

  •   bij een gevoelige kwestie
  •   om feedback te geven
  •   als er emoties spelen

Zorg dat een gevoelige boodschap juist overkomt en zoek de ontvanger even op. Zo voorkom je misverstanden en spaar je gevoelens van anderen. Wel zo prettig. Ook in deze gevallen is professioneel e-mailen dus ook: niet e-mailen.

‘Professioneel e-mailen is soms: níet e-mailen’

Checklist professioneel e-mailen

  1. Is een e-mail het beste middel?
  2. Heeft de e-mail één onderwerp?
  3. Vat de onderwerpregel het doel samen?
  4. Maakt de e-mail duidelijk wie wat moet doen?
  5. Bij meerdere vragen: zijn deze genummerd?
  6. Bij gebruik van CC: is dit puur ter informatie?
  7. Is het tijdstip geschikt voor professioneel e-mailen?
  8. Is de e-mail concreet en correct (spelling!)?

Acht keer ‘ja’? Go!

Tip: training professioneel e-mailen

Kan de e-mailcorrespondentie op jouw afdeling een verbeterslag gebruiken? Wil je professioneel e-mailen naar relaties en klanten? Wij verzorgen graag een schrijftraining over professioneel e-mailen / schriftelijk klantcontact. Neem contact met ons op.